我覺得，單據(jù)制作還要遵循“從上到下,從左到右”的原則,這樣不容易出錯.
所謂從上到下,即從一張單據(jù)的最上面的項目開始,做完上一行的項目再做下一行的項目,遇到一行有多個縱向項目,則要遵循從左到右的原則.這樣,一不容易把需要改動的項目漏改;二把整張單據(jù)劃分成單元小塊完成制作可以提高精確度.因為我們在做單據(jù)時,每個公司都有其一套固定格式,通常每次都會套用固定格式,但在套用的同時容易出現(xiàn)“應該修改的項目而沒有改過來”的錯誤.比如同一種商品不同訂單批次的出口單據(jù),往往套用相同格式、抬頭、品名的單據(jù), 但由于是不同批次訂單的票據(jù)在日期,數(shù)量,和編號等小方面有細微的差別,這些差別很容易被忽略.然而,只要奉行從上到下,從左到右的原則來制作單據(jù),并在這個原則下切實做到“心想口讀眼盯筆點尺比逐行逐字母一一核對”基本上就可以避免這方面的錯誤.
前面是做單據(jù)的基本思路,但具體怎么做是非常靈活多變的,要視不同業(yè)務的具體情況而定.
外貿單據(jù)是記錄整筆外貿業(yè)務的見證，應該與合同和實際相符合。在非信用證業(yè)務項下的單據(jù)雖然沒有在信用證項下的單據(jù)要求嚴格，但也要求正確、準確、精確。
在信用證業(yè)務項下,對單據(jù)的要求很嚴格,除了要符合單據(jù)間的邏輯關系和國際習慣,最重要的是要符合信用證規(guī)定.這就使得審理信用證對單據(jù)的要求工作變得尤為重要.
首先是發(fā)票。發(fā)票是整套外貿單據(jù)中的核心單據(jù)，在制作發(fā)票時，
1. 最重要的是正確的輸入收貨人的名址，精確到標點、空格和字母。但這里的精確要以信用證為主。有時候由于開證人的疏忽，搞錯了一個字母或一個空格，出于單證一致的原則，也要跟著信用證錯。在審理信用證時，如果發(fā)現(xiàn)這種特殊的地方最好用熒光筆畫出來，以示突出。
2. 其次要注意嘜頭。嘜頭一般在附加條款里規(guī)定，也最好用熒光筆重點畫出來。就如在周楓化工品業(yè)務中，基本上是沒有嘜頭的，但有時也冷不丁給我規(guī)定個嘜頭，如果我按照以往的經驗來了個N/M，就會犯一個很嚴重的錯誤。
3. 大小寫金額一致。周楓化工品業(yè)務量少，但訂單多，因此基本上每次做單時可以套用以前的格式。有時只要稍微改動一下數(shù)量就可以了。這樣就出了一個經常犯的錯誤：大小寫金額不一致。因為把小寫的金額改過來之后，很容易忽略大寫金額相應改動。
4. 蓋章、手簽。這是一個需要注意的問題。有的買家要求賣家出發(fā)票時不僅要蓋章還要手簽。
以上這些都是我在做發(fā)票過程中曾經犯過錯誤的地方，也是我學習的筆記。制作單據(jù)不是很智能的工作，但需要制作者及其的細心。我認為避免制作單據(jù)時出錯，最好的辦法莫過于細心再細心。只有這樣才可以最大可能地避免因制單失誤而產生的損失和費用。然而，錯誤只能盡最大可能去避免，因此單據(jù)做完后并不是一了百了，還要再核實核實，以使有錯可以在不可能之前及時改正。
其次是提單。提單是外貿單據(jù)中最重要的單據(jù)，它是國外買家據(jù)以提貨的物權憑證。提單是由船代根據(jù)托運人的海運委托書填制的，填制完畢后傳真給托運人修改確認，一經備托運人確認，即可簽發(fā)。所以認真填制海運委托書，可以減少提單的修改工作。確認提單的過程需要十二分的細心。要嚴格根據(jù)信用證真真切切地遵照“心想口讀眼盯筆點尺比逐行逐字母一一核對”的要求。因為提單不想別的單據(jù)，一經簽發(fā)很難更改。就像有一次，我們確認提單時，沒有把一個單位cans根據(jù)信用證改成cartons，造成了很大的麻煩。最后只能跟客戶協(xié)商，憑保函付款。
產地證制作出除了要注意日期不能早于發(fā)票日期和不能晚于提單簽發(fā)日期之外，去貿促會打印時，留底發(fā)票的日期一定要與產地證上的發(fā)票日期一致。因為這個問題，我還往貿促會多跑了幾趟。另外就是，如果是改證重發(fā)，一定要把原作廢產地證交回貿促會，才可申請新證的申請。關于產地證這個問題我深有體會，覺得對問題認識的深入，有時往往是跑出來的，即跑得多了也就明白了，且理解的深。這也就是經驗的可貴之處吧。
在這里再總結一下各種單據(jù)的日期順序：
發(fā)票>箱單>原產地證明書>商檢檢驗證書>船公司證明>保單>提單>裝船通知>受益人證明
提單不得早于L/C規(guī)定的最早裝運期，也不得晚于L/C規(guī)定得最晚裝運期。
另外，在制作單據(jù)時還需要注意的一點是，有些信用證在附加條款里特別規(guī)定每張單據(jù)都必須顯示本信用證的號碼。
受益人證明，船公司證明的制作，要原封不動地抄寫信用證的證明原句，然后再做必要修改。
海運委托書可以從簡，但裝運通知一定要嚴格按照信用證規(guī)定，特別是在FOB、CER條件成交的業(yè)務中，因為這直接關系到買方及時安排貨物保險。如果因為賣方的裝運通知內容不清楚或延遲發(fā)送(一般在提單日后三天內)，由此引起的損失，賣方負責。
上述這些都是我在跟侯恒學習制作單據(jù)時，她給我的指點以及自己的體會。說到底，通過這些單據(jù)制作，我覺得做外貿業(yè)務時需要很大耐心、細心及信心的。為什么這樣說呢?首先，外貿業(yè)務比較繁雜，要有耐心去接受處理;其次，外貿的每個細節(jié)都需要付諸極大的細心，才可以避免多處錯，出大錯，減少損失;再次，外貿要學的東西很多，遇到的新情況也不計其數(shù)，且不大容易預料，這就需要我們有信心去接受這個挑戰(zhàn)，敢于學習新的東西，及以學習的心態(tài)去克服新情況、新困難。
總而言之，認真細致做工作，不會的不明白的就問懂的人，不斷積累經驗，這是最重要的。
