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清除組織的“垃圾”

2011-01-14 17:00:14 來源:中國鞋網(wǎng) 中國鞋網(wǎng) http://m.wvsf.cn/

    為什么人們——還有組織——丟棄東西這么難?自從幾個星期前我們搬離原先的辦公室以來,我一直在思考這個問題。過去10年里,我們沒有挪過窩,我要檢查所有的抽屜、櫥柜、書架,得決定留下什么,丟掉什么,這個艱巨任務想想就怕,但我必須完成。

  我查看了一層層的文件夾、演講稿、筆記、日程安排、報告以及日積月累的零亂文件,感覺就是個考古挖掘過程。如果不是如此之大的工作量,這原本還是件好笑的事:一份掌上電腦的使用說明書,最后使用時間是6年前,我竟然還沒扔掉?為什么我還留著幾十張再也不會放在幻燈下使用的投影片?或者還留著20年前的會議活頁夾?還有上一次搬家留下的一盒還沒整理的舊文檔?

  所有這些材料的堆積,當然有合理解釋(或者至少是合理的理由)。有時是因為覺得這些物品具有獨特的價值,日后會用得到;或者是因為可以讓我記得一個非常棒的項目。我可能也打算過整理這些材料,但從來沒能騰出時間。其實,在內(nèi)心深處,我就是不想丟掉任何東西。

  辦公室搬家成為清潔房屋、克服這些障礙的強制性催化劑。對付雜亂不用的東西,我的原則是,假如過去10年里沒有閱讀過,那么未來10年里,我也不可能需要它。僅此一條標準,就可以把幾百磅不用的東西丟進垃圾桶?吹綄氊愐粯拥哪z片和會議活頁夾都不見了,雖然一開始會難受,但最終會感覺自己得到了解放、得到了整理。稍稍多干一點活,生活就變得簡單了。

  盡管我們不這樣認為,其實大多數(shù)組織和我一樣,就像是林鼠。林鼠成天儲存最終毫無用處的東西,不僅占地方,還導致它們無法迅速行動。這些東西可以是實物——存貨、設備、儀器、銷售宣傳材料等。有些是已經(jīng)沒有用處的流程。有些是客戶,雖然不再為我們創(chuàng)造利潤,但讓組織丟掉他們也很難。還有是那些技能不再滿足需求的員工,雖然這聽上去有些刺耳。

  杰克‧韋爾奇(Jack Welch)就理解這種情況。他曾把通用電氣(GE)公司比做一幢舊的大房子,閣樓里積著大量垃圾,需要定期清除。但這說起來簡單,做起來難。畢竟,組織是由上百號或上千號人組成的,他們不整理的理由和我相同:“我們可能以后要用到!薄皼]有時間整理!薄拔覍@產(chǎn)品/客戶/流程/人有感情!睋Q言之,組織里越積越多的雜物而產(chǎn)生的復雜性,其實很大程度上是心理現(xiàn)象,更是人之常情。


  由于這些原因,整理一個組織——或者你在組織中的那個部門——需要那種與迫使我清理辦公室相同的勞作。不,你不必搬家。要獲得超常的成功,你必須確定業(yè)務——或者單元、職能、團隊——必須“遷移”的方向。這將激勵你和同事除掉那些拖后腿的雜事。比如,一家金融服務公司的領(lǐng)導最近要求他的團隊與客戶會面時間提高10%。這一“遷移”迫使他們審視該停止哪些工作、如何精簡工作、如何加強與面向客戶的團隊以及與后臺辦公室的合作,等等。如果沒有這種必須執(zhí)行的命令,雜物就更容易繼續(xù)積累——直到要處理時才發(fā)現(xiàn)為時已晚。

  在減少組織里的無用雜物方面,你有些什么經(jīng)驗呢?(來源:網(wǎng)易財經(jīng))

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