職位分析，中小企業(yè)的障礙

　　職位分析是企業(yè)人力資源管理規(guī)范化的一個(gè)重要起點(diǎn)，也是現(xiàn)代企業(yè)開(kāi)展人力資源管理活動(dòng)的基石，幾乎所有的人力資源管理職能模塊都要以職位分析作為為基礎(chǔ)和前提。只有做好了職位分析，才能為職位設(shè)計(jì)、人力資源規(guī)劃、人員招募甄選、培訓(xùn)開(kāi)發(fā)、績(jī)效管理、薪酬管理乃至組織結(jié)構(gòu)診斷等提供有力的依據(jù)。但是，我們卻不得不承認(rèn)，在中小企業(yè)中實(shí)施職位分析往往不像在大企業(yè)中那樣順理成章，而是會(huì)遇到在相對(duì)成熟的大企業(yè)中不存在或者是表現(xiàn)不那么明顯的很多問(wèn)題，這就使得在中小企業(yè)中實(shí)施職位分析工作，可能要比在大企業(yè)中遭遇更多的難題，為此，筆者根據(jù)本人在中小企業(yè)中的人力資源管理咨詢經(jīng)驗(yàn)，專門(mén)針對(duì)中小企業(yè)的職位分析工作進(jìn)行探討，以求尋找到適合中小企業(yè)職位分析之道，為中小企業(yè)的職位分析提供有益的參考。

　　一、中小企業(yè)進(jìn)行職位分析可能會(huì)遇到的障礙或約束條件

　　1、中小企業(yè)的人力資源管理職能相對(duì)薄弱，而且通常不大受重視。

　　一方面可能是因?yàn)榻?jīng)營(yíng)方面的壓力，另一方面也由于中小企業(yè)對(duì)正規(guī)化的人力資源管理需求還不是那么迫切，因此，許多中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)一般都把大部分甚至全部精力集中在如何發(fā)展客戶、拓展業(yè)務(wù)以及增加收入等這樣一些關(guān)系到企業(yè)生死存亡的大事上，除非迫不得已，往往很少有精力或有意識(shí)去關(guān)注企業(yè)的人力資源管理和發(fā)展問(wèn)題，對(duì)績(jī)效和薪酬等更為直接的人力資源管理問(wèn)題可能都無(wú)暇關(guān)注，更不要說(shuō)更為隱蔽和與經(jīng)營(yíng)的關(guān)系更為間接的職位分析工作了。事實(shí)上，有的中小企業(yè)根本就不設(shè)立人力資源部，而是將日常的人力資源管理事務(wù)劃歸行政后勤部門(mén)；有的中小企業(yè)即使有人力資源部門(mén)，人手也往往很少，人員的專業(yè)化程度也不高，不大能夠得到領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)的尊重和重視。即使這些企業(yè)中的人力資源管理人員想進(jìn)行職位分析，通常也是心有余而力不足：要么得不到老板的支持，要么對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)根本就沒(méi)有影響力，很難爭(zhēng)取到大家的配合。更為常見(jiàn)的情況是，很多中小企業(yè)的人力資源管理人員本身的定位就是行政人員或一般性的事務(wù)人員，企業(yè)往往是隨便抓一個(gè)或幾個(gè)做不了業(yè)務(wù)的人來(lái)做一些像交納社會(huì)保險(xiǎn)、計(jì)算工資等這樣一些簡(jiǎn)單的日常性工作，這些人往往缺乏人力資源管理的基本知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)，他們根本就不懂進(jìn)行職位分析的重要性，即使是知道，往往也是“狗咬刺猬，不知道從哪下牙”。

　　2、中小企業(yè)往往分工不明確，工作流程不清晰，工作職責(zé)以及工作流動(dòng)都經(jīng)常變動(dòng)。

　　中小企業(yè)為了節(jié)約人工成本，往往是盡可能地少用人員，因此，很多人往往都身兼數(shù)職。同時(shí)，隨著企業(yè)的不斷擴(kuò)張和發(fā)展，很多原來(lái)沒(méi)有的新工作任務(wù)產(chǎn)生了，很多原來(lái)就存在但是工作量還比較小的工作任務(wù)會(huì)在某個(gè)時(shí)點(diǎn)之后突然一下子增加，這種情況導(dǎo)致中小企業(yè)內(nèi)部的不同人員之間的職責(zé)分工往往很難相對(duì)固定，而是不得不保持充分的靈活性。事實(shí)上，在這種時(shí)候，企業(yè)負(fù)責(zé)人通常都是事到臨頭才被迫臨時(shí)決定如何分配和調(diào)整工作任務(wù)。如果過(guò)一陣子發(fā)現(xiàn)原來(lái)的分工有問(wèn)題：要么是一些重要的職責(zé)無(wú)人履行，要么是即使職責(zé)已經(jīng)分配到人，但是由于人的精力有限，有些事情實(shí)在顧不過(guò)來(lái)，結(jié)果導(dǎo)致根本無(wú)法充分自己所承擔(dān)的職責(zé)，在這種情況下，企業(yè)往往會(huì)重新考慮劃分工作職責(zé)，調(diào)整人員分工，或者是增加雇用人員。

　　與此相關(guān)的另外一點(diǎn)是，很多中小企業(yè)的工作流程往往都不是很固定，很多事情都是從實(shí)用的角度出發(fā)定下來(lái)的，甚至一事一議。

　　更多的時(shí)候是一把手說(shuō)了算，只要一把手授權(quán)了，很多事情都可以特事特辦，甚至包括財(cái)務(wù)方面的事情都可以如此辦理。所以，中小企業(yè)的工作流程往往不僅不清晰，而且經(jīng)常是變來(lái)變?nèi)�，甚至老板自己都搞不清楚什么事情�?yīng)該遵循什么樣的程序，經(jīng)常是完全憑感覺(jué)來(lái)處理各項(xiàng)事務(wù)。但是在進(jìn)行職位分析的過(guò)程中，為了準(zhǔn)確描述職位的主要工作職責(zé)，不可避免地要涉及到對(duì)工作流程的闡述，即每一項(xiàng)重要工作任務(wù)的投入、過(guò)程以及產(chǎn)出是什么。而中小企業(yè)普遍存在的這種流程不清楚或隨意變動(dòng)的情況，就對(duì)職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)構(gòu)成了障礙。

　　3、中小企業(yè)員工的職業(yè)化水平通常不高，流動(dòng)率卻不低，這不僅不利于職位內(nèi)容的相對(duì)穩(wěn)定，而且因人設(shè)事的現(xiàn)象比較普遍，工作職責(zé)的調(diào)整頻率較高。

　　大部分中小企業(yè)由于實(shí)力所限或者是擴(kuò)張過(guò)程中的經(jīng)營(yíng)性資金壓力很大，所以通常提供的薪酬福利水平都不是很高，這就會(huì)導(dǎo)致中小企業(yè)所雇用的員工從整體上來(lái)看職業(yè)化水平相對(duì)比較低，能夠全面承擔(dān)職位工作職責(zé)的高水平人才很少，因此，中小企業(yè)經(jīng)常不得不因人設(shè)事，即根據(jù)所能夠雇用到的人員自身的工作能力來(lái)確定每個(gè)人承擔(dān)多少項(xiàng)工作職責(zé)或多少工作任務(wù)。另一方面，不具有競(jìng)爭(zhēng)力的薪酬福利水平，再加上無(wú)力或無(wú)暇對(duì)員工提供良好的培訓(xùn)開(kāi)發(fā)機(jī)會(huì)，員工的職業(yè)發(fā)展前途不是很確定，就業(yè)保障性較差等等，共同導(dǎo)致很多中小企業(yè)的員工在感覺(jué)自己獲得了具有市場(chǎng)價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)和技能之后，選擇到其他企業(yè)去獲得更高的人力資本回報(bào)。另一方面，中小企業(yè)往往也會(huì)主動(dòng)解雇那些不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展或者僅僅是老板“看著不順眼”的員工。這樣，中小企業(yè)的人員流動(dòng)率往往會(huì)比較高。當(dāng)員工走掉之后，中小企業(yè)要么不得不將這些員工原來(lái)承擔(dān)的工作職責(zé)重新增加到組織中的其他人身上，要么是根據(jù)新招聘來(lái)的員工的實(shí)際工作水平來(lái)再次重新調(diào)整職責(zé)分工。

　　中小企業(yè)存在的上述這些問(wèn)題，必然會(huì)給職位分析帶來(lái)麻煩。這是因?yàn)�，職位分析不僅要基于一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的職責(zé)分工，而且要確定一個(gè)職位的基本任職資格條件。然而，一方面由于中小企業(yè)的動(dòng)態(tài)發(fā)展趨勢(shì)，職位新增和變動(dòng)的頻率比較高，另一方面由于中小企業(yè)沒(méi)有實(shí)力招聘到完全符合職位需要的優(yōu)秀人才，因此，不得不根據(jù)個(gè)人的實(shí)際狀況來(lái)劃分工作職責(zé)。這就一方面導(dǎo)致同一職位的工作職責(zé)內(nèi)容很可能會(huì)隨著任職者的能力變化而不斷調(diào)整，另一方面還有可能會(huì)出現(xiàn)在知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)方面相差很大的人先后擔(dān)任同一種職位的情況。這就為組織判斷某一職位的任職資格條件帶來(lái)了難題。

　　二、中小企業(yè)進(jìn)行職位分析的相關(guān)對(duì)策

　　盡管中小企業(yè)在職位分析方面面臨著很多障礙和困難，但是并不能因此而否認(rèn)職位分析對(duì)于中小企業(yè)的重要性。這是因?yàn)�，如果沒(méi)有職位分析，哪怕是粗略的職位分析工作，就很難保證公司的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，組織中必然會(huì)越來(lái)越多地出現(xiàn)推諉扯皮和消極怠工的現(xiàn)象。當(dāng)企業(yè)中只有幾個(gè)人，頂多十幾個(gè)人的時(shí)候，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者或許還能夠確保每個(gè)人的工作量和貢獻(xiàn)與他們的報(bào)酬相吻合，企業(yè)中的關(guān)鍵職責(zé)都有人承擔(dān)。但是，一旦企業(yè)中的員工人數(shù)開(kāi)始超過(guò)15－20人，老板的眼光就很難觸及到每一個(gè)人，企業(yè)中很有可能會(huì)出現(xiàn)人浮于事和執(zhí)行不利的現(xiàn)象。此外，沒(méi)有職位分析，中小企業(yè)的績(jī)效管理和薪酬激勵(lì)系統(tǒng)也很難令人滿意。因此，盡管存在各種障礙和困難，中小企業(yè)還是應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候開(kāi)始進(jìn)行職位分析工作。

　　中小企業(yè)在進(jìn)行職位分析時(shí)，需要注意以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

　　1、職位分析工作應(yīng)堅(jiān)持簡(jiǎn)潔、實(shí)用的原則，盡量減輕業(yè)務(wù)部門(mén)管理者和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的負(fù)擔(dān)。

　　在大企業(yè)中，職位分析工作的責(zé)任往往是由人力資源部門(mén)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、各部門(mén)管理者以及普通員工共同承擔(dān)的，即首先由人力資源部門(mén)溝通、講解職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)意義、原則和要求，提供職位說(shuō)明書(shū)的基本模板，然后由任職者本人填寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)草稿。在任職者的上級(jí)進(jìn)行初步審查之后，接著由人力資源部門(mén)進(jìn)行審查，并提出修改意見(jiàn)，然后發(fā)回任職者本人修改。接下來(lái)，人力資源部門(mén)再根據(jù)在職位分析過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題與任職者及其上級(jí)進(jìn)行探討，對(duì)職位設(shè)置方案和職責(zé)調(diào)整情況達(dá)成共識(shí)，最后形成定稿的職位說(shuō)明書(shū)。然而，在中小企業(yè)中，由于各部門(mén)的工作通常都很忙，甚至公司里的人全都聚在一起的時(shí)候都很少，因此，很難像在大企業(yè)中那樣通過(guò)多次溝通和反復(fù)來(lái)進(jìn)行職位分析。相反，中小企業(yè)的職位分析工作恐怕主要還是應(yīng)當(dāng)由人力資源部門(mén)或人力資源管理專職人員來(lái)承擔(dān)，由他們來(lái)負(fù)責(zé)完成職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作，在這一過(guò)程中，職位分析人員可以請(qǐng)求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者以及員工本人提供一些基本的信息，然后通過(guò)逐一訪談來(lái)將職位說(shuō)明書(shū)中的各項(xiàng)內(nèi)容用規(guī)范的文字描述清楚。畢竟，在大多數(shù)情況下，人們可能會(huì)愿意口頭說(shuō)一說(shuō)，但是卻不愿意費(fèi)力去寫(xiě)。因此，中小企業(yè)進(jìn)行職位分析時(shí)的一個(gè)特點(diǎn)可能恰恰在于，讓任職者及其上級(jí)來(lái)說(shuō)，而由人力資源專職人員來(lái)承擔(dān)寫(xiě)的工作。

　　2、中小企業(yè)的職位分析工作可以借助外部咨詢公司或其他同類企業(yè)的職位說(shuō)明書(shū)樣本。

　　由于很多中小企業(yè)缺乏專業(yè)化的人力資源管理人員，因此，自行完成職位分析工作恐怕還是遇到很多困難。在這種情況下，中小企業(yè)可以通過(guò)兩種方式來(lái)幫助自己完成職位分析工作，一是向外部咨詢公司求助。目前，我國(guó)已經(jīng)有很多專門(mén)從事人力資源管理咨詢和服務(wù)的管理顧問(wèn)公司，這些公司在很多不同的行業(yè)和企業(yè)中從事過(guò)職位分析工作，積累了大量的經(jīng)驗(yàn)和與各類職位有關(guān)的較為詳細(xì)的信息，對(duì)中小企業(yè)的一般性通用職位設(shè)置情況也比較了解，因此，借助外部專業(yè)機(jī)構(gòu)的幫助，是一種可以幫助企業(yè)快速完成職位分析的便捷途徑。但需要注意的是，由于中小企業(yè)的職位經(jīng)常變化，因此，在求助咨詢公司時(shí)，企業(yè)必須要求咨詢公司將職位分析的方法和技術(shù)傳授給公司內(nèi)部的人，以便將來(lái)可以由內(nèi)部人來(lái)做好職位的再分析工作，以及在新的職位出現(xiàn)以后，公司內(nèi)部的人有能力獨(dú)立完成對(duì)新職位的分析工作。另一方面，由于請(qǐng)咨詢公司的代價(jià)畢竟不小，中小企業(yè)還可以通過(guò)購(gòu)買(mǎi)公開(kāi)出版的職位說(shuō)明書(shū)范例，或者是借鑒同類的其他企業(yè)已經(jīng)形成的現(xiàn)成的職位說(shuō)明書(shū)，然后結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)成的職位說(shuō)明書(shū)中的一些有用信息加以提煉，然后加以組合、修訂，從而形成本公司的職位說(shuō)明書(shū)。這種方法也是一種比較簡(jiǎn)單、有效的職位分析方法。

　　3、中小企業(yè)的最終職位說(shuō)明書(shū)宜刪繁就簡(jiǎn)，將重點(diǎn)放在職責(zé)描述和任職資格條件兩大部分上。

　　由于人手和時(shí)間的限制，中小企業(yè)進(jìn)行最初的職位分析時(shí)，能夠完成將與職位有關(guān)的最基本信息收集、整理出來(lái)就已經(jīng)相當(dāng)不錯(cuò)了。對(duì)于中小企業(yè)而言，編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)的最主要目的在于明確職責(zé)和關(guān)鍵工作任務(wù)，同時(shí)確定每一個(gè)職位的基本任職資格條件，因此，對(duì)于職位說(shuō)明書(shū)中的一些不是非常必要的內(nèi)容，比如職位的內(nèi)外部主要關(guān)系、職位的工作背景、職位編號(hào)等等都可以精簡(jiǎn)掉，而是將注意力重點(diǎn)放在職責(zé)描述和職位所需要的知識(shí)、技能、能力和經(jīng)驗(yàn)等要素上。簡(jiǎn)言之，中小企業(yè)的職位說(shuō)明書(shū)只要將“事”交代清楚，同時(shí)將“人”描繪出一個(gè)大概的輪廓即可，大可不必追求盡善盡美。

　　主要注意的是，在對(duì)工作職責(zé)進(jìn)行描述時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能地將屬于同一工作職責(zé)的若干工作任務(wù)描述清楚，以工作職責(zé)作為職位的基本構(gòu)成單元，將職責(zé)變成一個(gè)由若干項(xiàng)重要任務(wù)組成的類似于計(jì)算機(jī)上的那種可以“插拔”的獨(dú)立組件。這樣，一旦組織需要將某項(xiàng)工作職責(zé)分配給另外一個(gè)職位，就只需要將這一職責(zé)連同其所屬的關(guān)鍵工作任務(wù)整體“插拔”到另外一個(gè)職位上即可，這樣一方面可以適應(yīng)中小企業(yè)的職責(zé)頻繁調(diào)整需要，另一方面至少還可以做到同一職責(zé)內(nèi)部的關(guān)鍵工作任務(wù)不至于因?yàn)槁氊?zé)的轉(zhuǎn)移而被分拆得七零八落，從而導(dǎo)致重要工作任務(wù)出現(xiàn)缺失。還有，在描述職位所承擔(dān)的工作職責(zé)時(shí)也要基于中小企業(yè)的現(xiàn)實(shí)，不要將在成熟企業(yè)中本來(lái)應(yīng)當(dāng)由某一職位來(lái)做，但是現(xiàn)在卻做不到的事情也寫(xiě)進(jìn)去，盡管適當(dāng)?shù)卦黾訉?duì)任職者的職責(zé)要求是可以的，但是這種增加必須適度，具有可操作性，而不能貪大求洋。

　　此外，在描述任職者所需具備的任職資格時(shí)，同樣也要基于組織的現(xiàn)實(shí)，不能好高騖遠(yuǎn)，而是根據(jù)企業(yè)的發(fā)展階段和所能夠雇用到的人員水平來(lái)確定。比如，公司目前所能夠雇用到的人力資源管理人員也就只能是大專畢業(yè)生，那就不要非將人力資源管理職位的任職資格條件設(shè)定為本科。等到公司發(fā)展到一定的階段，有實(shí)力同時(shí)也有可能雇用到本科畢業(yè)生來(lái)從事人力資源管理工作時(shí)，再調(diào)整任職資格條件要求不遲。

　　4、正確處理中小企業(yè)在職位分析中可能遇到的工作流程不清和一人身兼多職的情況。

　　如前所述，在很多中小企業(yè)中都存在工作流程不清晰、不規(guī)范的情況，而在職責(zé)描述的過(guò)程中，往往又要求對(duì)工作的流程能有一個(gè)清楚的交代。針對(duì)這一問(wèn)題，中小企業(yè)在進(jìn)行職位分析時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能地將已經(jīng)明文確定的流程，或者盡管沒(méi)有文字描述但是已經(jīng)成為事實(shí)的流程交代清楚，同時(shí)通過(guò)職位分析過(guò)程來(lái)發(fā)現(xiàn)不清楚的流程，推動(dòng)企業(yè)流程的逐漸規(guī)范和明確，力爭(zhēng)在經(jīng)過(guò)多次職位分析之后，企業(yè)的各項(xiàng)工作流程都能夠得到不斷梳理和清晰化。

　　此外，由于中小企業(yè)的人工成本壓力較大，加上很多工作任務(wù)的工作量都不是很大，很難設(shè)置一個(gè)專門(mén)的職位，因此往往需要一位員工同時(shí)兼任多種職能甚至兼任多種不是很相關(guān)的職能。比如，有些公司的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)可能同時(shí)還要負(fù)責(zé)審核公司所簽訂的一些合同，一些文秘人員同時(shí)還要兼做公司的出納。這是一種在中小企業(yè)中很正常的情況，盡管這些工作職責(zé)在大公司中顯然會(huì)分屬于不同的職位，但是在中小企業(yè)中卻很可能是由同一個(gè)人來(lái)兼任的。這種情況并不影響我們對(duì)這些人占據(jù)的職位所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作職責(zé)范圍的描述，只不過(guò)要將職責(zé)條理清楚地加以總結(jié)和歸納罷了，只要將各項(xiàng)職責(zé)都清楚地列舉出來(lái)，同時(shí)對(duì)每一項(xiàng)職責(zé)中所包括的關(guān)鍵工作任務(wù)也都?jí)蛞灰患右悦枋龊驼f(shuō)明，我們同樣可以完成一份邏輯清楚同時(shí)便于根據(jù)形勢(shì)發(fā)展隨時(shí)加以調(diào)整的職位說(shuō)明書(shū)。不過(guò)，在中小企業(yè)進(jìn)行職位分析時(shí)也需要⒁�，有些工佐|輩荒莧猛�一人来紜芪的，睙峋l峒坪統(tǒng)瞿刪筒荒莧猛�一人来紜芪，因为这帜[齜ㄊ俏シ椿峒頻幕�瘪x�则的�?

　　5、中小企業(yè)的職位說(shuō)明書(shū)審查頻率應(yīng)當(dāng)略高于大企業(yè)。

　　一般情況下，管理比較成熟的大企業(yè)通常每年對(duì)職位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行一次全面的審查，將在全年中出現(xiàn)的職位上的職責(zé)變動(dòng)情況反映出來(lái)，對(duì)職位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行一次修訂，以確保職位說(shuō)明書(shū)的時(shí)效性。但是，由于中小企業(yè)中的職位變動(dòng)通常會(huì)頻繁，職位上的工作職責(zé)調(diào)整速度往往也比較快，因此，可以考慮在半年或一個(gè)季度的時(shí)候?qū)β毼徽f(shuō)明書(shū)進(jìn)行一次系統(tǒng)的審核，或者是在工作職責(zé)發(fā)生明顯變動(dòng)的時(shí)候，隨時(shí)注意對(duì)職位說(shuō)明書(shū)加以修訂，以確保職位說(shuō)明書(shū)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地反映出組織中的各個(gè)職位所承擔(dān)的具體職責(zé)和工作任務(wù)。

　　總之，職位分析對(duì)于中小企業(yè)的人力資源管理工作同樣是非常重要的，因此，中小企業(yè)要從本企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，既遵循職位分析的一些基本原則，同時(shí)又要注意中小企業(yè)自身的特點(diǎn)，按照實(shí)用、簡(jiǎn)潔的原則來(lái)認(rèn)真做好職位分析工作，從而為企業(yè)在進(jìn)一步發(fā)展壯大過(guò)程中的整體人力資源管理水平提高打下良好的基礎(chǔ)。