有效開展人力精簡(jiǎn)的三步法則

    企業(yè)人力精簡(jiǎn)與人員招募一樣，都是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中必不可少的人資工作，是一種長(zhǎng)期循環(huán)的行為。它就相當(dāng)于人體的消化系統(tǒng)一樣，在企業(yè)吸收優(yōu)秀人才的同時(shí)，去除企業(yè)發(fā)展的不利因素，保證企業(yè)健康、持續(xù)地發(fā)展。

    通常企業(yè)人力精簡(jiǎn)可以分為三步進(jìn)行，首先我們來(lái)看一下人力精簡(jiǎn)前的準(zhǔn)備工作。

    人力精簡(jiǎn)前的準(zhǔn)備

    企業(yè)開展人力精簡(jiǎn)工作，必須先考慮以下三個(gè)因素：其一，企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。比如一家公司計(jì)劃明年到歐洲發(fā)展，那么該公司是否需要將部分員工移轉(zhuǎn)到國(guó)外？需要轉(zhuǎn)移多少人？

    其二，產(chǎn)業(yè)前景。如該公司部分產(chǎn)品長(zhǎng)期銷售不佳，那么負(fù)責(zé)這些產(chǎn)品銷售的部門是否需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜肆�縮減？

    其三，經(jīng)濟(jì)環(huán)境。又如，企業(yè)所處的整體環(huán)境發(fā)生改變，企業(yè)營(yíng)收因而下滑，為了維持利潤(rùn)，是否該考慮降低人事成本？

    當(dāng)上述三個(gè)因素都考慮過(guò)后，在企業(yè)決定要精簡(jiǎn)人力時(shí)，我們?cè)诰��?jiǎn)作業(yè)的流程中還必須要掌握兩個(gè)原則：第一，誠(chéng)信原則。誠(chéng)信原則就是企業(yè)在面臨人力精簡(jiǎn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)坦誠(chéng)地將公司的狀況清楚地告知員工，讓他們清晰地感覺(jué)到企業(yè)的誠(chéng)意，并在溝通的過(guò)程中輔導(dǎo)、協(xié)助員工再就業(yè)。有些企業(yè)的負(fù)責(zé)人逃亡、不發(fā)工資、不繳社保費(fèi)、無(wú)預(yù)警歇業(yè)等罔顧員工權(quán)益的行為，就不符合誠(chéng)信原則。

    第二，合法原則。合法原則就是遵照法律上的規(guī)定，妥善安置被精簡(jiǎn)的員工。例如依照法律規(guī)定，企業(yè)裁減員工時(shí)，應(yīng)該付出經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金給員工做為補(bǔ)償，以避免員工的生活受到?jīng)_擊。

    因此，企業(yè)在精簡(jiǎn)人力時(shí)必須正確掌握這兩個(gè)原則，否則往往會(huì)與員工產(chǎn)生沖突，甚至影響到企業(yè)的整體形象。

    第一步：決定精簡(jiǎn)人力的名單

    一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)精簡(jiǎn)人力可以分為兩個(gè)階段：第一階段：按照企業(yè)所遇到的沖擊，首先找出受到影響的部門，了解其產(chǎn)品和組織能力，決定到底要不要精簡(jiǎn)人力。例如，全公司營(yíng)業(yè)額共衰退20％，其中Ａ產(chǎn)品衰退最多，因此，Ａ產(chǎn)品的部門要進(jìn)行人力精簡(jiǎn)。除非，全公司的所有產(chǎn)品在市場(chǎng)的銷售量都滑落了，才以整體平均的方式來(lái)看。

    通常，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要依照次年的業(yè)績(jī)和利潤(rùn)，重新規(guī)劃新的組織圖，讓部門的規(guī)模合適于未來(lái)。在新的組織圖中，哪些人在或不在其中，都要讓部門主管清楚地了解。而人力資源部門在精簡(jiǎn)人力的過(guò)程中，則扮演著專家角色和輔助角色，協(xié)助其它部門經(jīng)理一起進(jìn)行精簡(jiǎn)人力。 

    第二階段：按照組織內(nèi)員工個(gè)人的績(jī)效和年資，決定誰(shuí)要被精簡(jiǎn)。例如，績(jī)效最不好的人，會(huì)被優(yōu)先精簡(jiǎn)。若公司比較需要資深、有經(jīng)驗(yàn)的人，那么新進(jìn)的員工也會(huì)被優(yōu)先精簡(jiǎn)。

    此外，在篩選條件上，必須具有公開、公平的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)可以設(shè)立一個(gè)審查委員會(huì)來(lái)決定，誰(shuí)應(yīng)該留下來(lái)，誰(shuí)應(yīng)該離開。在審查的過(guò)程中，部門主管也參與提供意見(jiàn)。

    確定精簡(jiǎn)名單后，企業(yè)要準(zhǔn)備一份“人員安置計(jì)劃”。例如，安排Ａ員工到其它部門工作，或是到公司的關(guān)系企業(yè)工作，如果該員工不接受，再讓他接受裁員。需要注意的是，裁員是企業(yè)精簡(jiǎn)人力的最后一招，對(duì)于大多數(shù)員工來(lái)說(shuō)，只要可以保住工作權(quán)，企業(yè)實(shí)行減薪、調(diào)動(dòng)、減少福利項(xiàng)目等舉措都是可以接受的。只有當(dāng)公司通過(guò)審核，認(rèn)為該員工確實(shí)不符合公司需要，才能解雇他。

    當(dāng)然，為了避免過(guò)于輕率、匆促地決定精簡(jiǎn)名單，建議企業(yè)在執(zhí)行精簡(jiǎn)之前兩、三個(gè)月內(nèi)就開始準(zhǔn)備。比如，企業(yè)預(yù)計(jì)將在十二月底裁員，那么從十月初開始就要準(zhǔn)備人力的試算與盤點(diǎn)。這些前置作業(yè)包含被精簡(jiǎn)的人數(shù)和費(fèi)用預(yù)估，費(fèi)用的估算通常是以員工的年資為基礎(chǔ)，計(jì)算出經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金的金額，以做為參考數(shù)據(jù)。

    第二步：公開誠(chéng)實(shí)地宣達(dá)政策

    在采取降低成本、精簡(jiǎn)人力同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)秉承開誠(chéng)布公的態(tài)度，以明確的信息和書面數(shù)據(jù)為依據(jù)，將公司的政策公開誠(chéng)實(shí)地向員工宣達(dá)，展現(xiàn)出大家一起共度難關(guān)的信念。

    企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的公開宣布，可以讓員工有心理準(zhǔn)備，并清楚了解公司現(xiàn)況。例如，向員工宣告未來(lái)將縮減加班費(fèi)和福利，如果還是無(wú)法維持公司營(yíng)運(yùn)，則將調(diào)降薪水、福利。重點(diǎn)是一定要讓員工知道，公司不是一定要裁員，也希望可以保留員工的工作權(quán)，要讓員工感受到公司的誠(chéng)意。

    要注意的是，在減薪的部分，不能由公司直接跟員工說(shuō)減薪，這是不合法的。通常，必須經(jīng)過(guò)勞資雙方的協(xié)商，而且最好是從高階主管開始，非萬(wàn)不得已，不要向基層人員開刀。正確的做法應(yīng)該是：告訴Ａ員工，他薪資中職務(wù)加給的五百元，從下個(gè)月開始將不再提供。但如果未來(lái)公司賺錢，這五百塊會(huì)再補(bǔ)給他，并詢問(wèn)他的意愿。如果他不愿意，只好告訴他，公司必須解雇他了；如果他同意，就可以繼續(xù)工作下去。這整個(gè)過(guò)程中，一定要有溝通和書面記錄，表示雙方曾做過(guò)溝通協(xié)調(diào)，并取得共識(shí)。
 
    第三步：事先進(jìn)行主管訓(xùn)練

    在精簡(jiǎn)人力的過(guò)程中，部門主管扮演非常重要的溝通協(xié)商角色，必須站在公司這一方，與員工溝通。為了讓部門主管在與員工溝通時(shí)能夠順利，企業(yè)可在事前提供部門主管訓(xùn)練，讓主管了解自己的角色和溝通技巧。比如，員工如果詢問(wèn)解雇理由時(shí)，主管該如何回答等（見(jiàn)圖表1）。

    首先，部門主管與員工溝通的過(guò)程中，應(yīng)誠(chéng)懇地告訴員工為什么公司要這么做，讓員工知曉公司希望幫助他降低個(gè)人損害的意愿，并將協(xié)助他找到下一份工作。一般，為了減輕員工所受的損害，企業(yè)可以協(xié)助員工到就業(yè)服務(wù)中心找工作，或是請(qǐng)專家來(lái)跟他們做培訓(xùn)，幫助他們學(xué)會(huì)如何填寫履歷，進(jìn)行求職面談等，增加其就業(yè)機(jī)會(huì)。

    其次，對(duì)于高層主管，可以將他的履歷表送至獵頭公司，協(xié)助他找到下一份工作。如果是中高齡的員工，因?yàn)樗麄冊(cè)僬夜ぷ鞑惶�容易，可以協(xié)助他們理財(cái)、創(chuàng)業(yè)，或是尋求找加盟店、廠商的幫助，讓他們有下一個(gè)工作的可能性。公司甚至可以為被精簡(jiǎn)的員工舉辦歡送會(huì)、頒發(fā)感謝狀，溫馨地劃下句點(diǎn)。這些行為在精簡(jiǎn)人力上都是加分的，因?yàn)楣�司不只支付錢給被裁員者，還幫助他找新的工作、降低員工心里的惶恐與對(duì)企業(yè)的怨恨。

    再次，在精簡(jiǎn)員工的過(guò)程中，有的企業(yè)可能會(huì)為了避免個(gè)別員工得知裁員消息后，帶走重要數(shù)據(jù)，因而采取臨時(shí)告知的方式，讓員工當(dāng)天早上就打包離開。這種做法太過(guò)突然，也沒(méi)有顧及其他員工的心理感受。如果企業(yè)真的必須這樣做，建議最好事先讓員工了解會(huì)有這樣的可能性，讓他有心理準(zhǔn)備，并且最好是在禮拜五下班前一個(gè)小時(shí)與員工約談，因?yàn)楦籼焓请p休日，可以讓彼此有個(gè)冷卻期。此外，企業(yè)在當(dāng)天解雇員工的情況下，依照法律規(guī)定，除了要給予經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，還必須多給員工一個(gè)月薪水的預(yù)告工資。如果是一群?jiǎn)T工，這樣的方法就不適合。建議企業(yè)還是要按照正式的程序，事先商談，找到讓員工能夠接受的方案。

    最后，不要忘記安撫留任員工。例如公司有500人，精簡(jiǎn)了50人，這個(gè)狀況會(huì)讓留任的員工擔(dān)心自己就是下一個(gè)被裁員的人。所以，企業(yè)要安撫他們，請(qǐng)他們不要擔(dān)心，表示不會(huì)再有第二次裁員，并說(shuō)明公司未來(lái)的愿景和新組織圖，勉勵(lì)大家好好努力。

    此外，企業(yè)應(yīng)簡(jiǎn)化組織相關(guān)作業(yè)流程，以減輕留任員工的工作負(fù)擔(dān)。因?yàn)榫��?jiǎn)人力后，如果組織流程、管理制度還是很復(fù)雜，會(huì)導(dǎo)致留任員工無(wú)法負(fù)荷龐大的工作量，反而降低企業(yè)及個(gè)人的工作效率。由此可見(jiàn)，企業(yè)在處理精簡(jiǎn)人力的過(guò)程中，除了秉持誠(chéng)信和合法的原則，如果可以在事前沙盤推演得更仔細(xì)、準(zhǔn)備越多，遇到的狀況和困難就會(huì)越少。