HR該怎樣對待員工檔案？ 放松管理后果麻煩

畢業(yè)生隨意丟棄檔案，企業(yè)人力資源部門不重視檔案，成為時下比較普遍的現(xiàn)象。那么，到底“檔案”對個人以及人力資源部門意味著什么，放松對檔案的管理會帶來哪些后果呢？

　　有個朋友，在一年內(nèi)換了六家公司，問他檔案在哪里，答曰“還在第一家國有企業(yè)里”，記者驚異地問他：“換公司時不需要檔案跟著你流動嗎？”他則不以為然：“新公司的人力資源部根本不提檔案的事，都不需要調(diào)檔案，再說我跳槽比較頻繁，調(diào)來調(diào)去很麻煩�！�

　　檔案管理中的問題所在

　　一位人才機構(gòu)檔案部門負責(zé)人告訴記者，目前，檔案呈社會化管理的趨勢發(fā)展，非公有制單位、國有企業(yè)事業(yè)單位現(xiàn)有用人制度發(fā)展人事代理使流動人員檔案管理總量每年迅速上升。但也導(dǎo)致許多問題的存在。如：人、檔分離，用人單位和管理檔案的部門分離，有利于社會人的形成，但同時檔案材料的收集、利用、轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)了不規(guī)范行為，影響了檔案材料的完整性和效用。有的人在頻繁流動中，檔案材料沒有相應(yīng)的記載；有的淡化了檔案的觀念，“死”檔(即無人調(diào)用，也不繳費的檔案)也有逐漸增加的趨勢。

　　以北京市人才服務(wù)中心為例，擁有著全市最大的檔案管理中心，共保管檔案12萬份。據(jù)該檔案中心工作人員介紹，這些檔案的利用率相對很高，表現(xiàn)在出具人事證明、婚育證明、出國政審、職稱評定、工齡認定以及各種保險的相關(guān)手續(xù)等方面。人才機構(gòu)要按照有關(guān)規(guī)定，建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度、工作程序。檔案中心的工作人員每天都要接待大量的企業(yè)用人中的查詢、查閱，對不符合查閱、借閱條件的，則由人才中心工作人員根據(jù)實際情況，代為查閱后，向查閱單位介紹被查閱人的有關(guān)情況或出具檔案中相關(guān)情況的證明。按規(guī)定，人才服務(wù)機構(gòu)不得向任何個人提供查閱、借閱本人及其直系親屬的人事檔案。

　　放松管理的后果所在

　　業(yè)內(nèi)資深專家告訴記者，檔案管理的目的是為了檔案的利用。如果放松管理，無論對單位和對個人都會影響檔案的利用。舉個例子，如果應(yīng)該進入檔案的材料沒及時歸檔，則對個人資料的記載就是不完整的，缺乏了這一部分的憑證，就無法出具相關(guān)證明。如果發(fā)生了損壞或丟失檔案的情況，后果就更加嚴重，有的檔案材料是難以重新建立的。檔案的管理是與人事、流動手續(xù)的銜接密切相關(guān)的。

　　眼下，辦理以下事項時必然涉及到檔案材料：在國有企業(yè)、事業(yè)單位調(diào)動；參與社會保險；出國出境政審；出具各類人事證明；評定職稱；調(diào)整檔案工資；計算退休費用等等。顯然，檔案材料記錄不完整、不真實，甚至丟失了檔案，在辦理這些中就會遇到個人難以解決的困難。

　　因此，作為企業(yè)人力資源部的工作人員，應(yīng)該本著對員工負責(zé)的態(tài)度，認真管理或配合相關(guān)機構(gòu)管理員工的檔案，并在員工勞動關(guān)系發(fā)生變化時，記載入檔案。

　　HR部門職責(zé)所在

　　據(jù)了解，除人才機構(gòu)外，有部分國有企、事業(yè)單位可以直接管理員工檔案，對直接管理員工檔案的人力資源部，則要求遵守國家關(guān)于檔案管理的制度要求、人員要求和體制要求。做好以下工作：

　　1.收集應(yīng)當進入檔案的材料：如：轉(zhuǎn)正定級手續(xù)、學(xué)歷、職稱材料、工資、職務(wù)材料。

　　2.作好檔案利用工作，依據(jù)檔案記載，向有關(guān)組織出具人事證明。

　　3.按制度改進、整理檔案、轉(zhuǎn)遞檔案。

　　4.管理中保證檔案的安全，不受人為的和自然的損害。

　　對于委托人才中心管理檔案的企業(yè)，HR部門工作人員主要是作好檔案的利用工作，協(xié)助人才中心做好有關(guān)歸納材料的收集工作，包括員工的工作鑒定材料和突出的業(yè)績檔案材料。員工的勞動關(guān)系發(fā)生變化時及時通知存檔部門，終止或變更存檔協(xié)議。

　　企業(yè)HR部門在檔案管理中起著關(guān)鍵的作用，只有每個企業(yè)及每個人對“檔案”的重要性有了深刻的認識，共同來維護人事檔案管理的嚴肅性，才能逐步完善人才流動社會化服務(wù)體系，促進人才合理流動，并避免人才在流動中出現(xiàn)不必要的問題.