民營企業(yè)人力資源管理：從職務分析做起

從案例說起：張莉應該怎樣做
張莉是某名牌大學經濟管理系學生，畢業(yè)后進入了一家民營食品公司從事管理工作。在上班的最初幾周內，她多次發(fā)現(xiàn)下屬食品店的管理混亂，管理人員隨心所欲地安排工作，有很多事務未能得到及時妥善處理。當她向食品店的管理人員詢問是什么原因時，他們總是回答：“我不知道這是我份內的事”，或者“我不知道應該怎么做”。通過思考，張莉認為只有花大力氣編寫職務說明書并制定一整套標準和程序來告訴他們應該做些什么，如何去做，才能使這一類問題從根本上得到解決，使食品店運轉秩序趨于正常。
為什么會出現(xiàn)這種情況呢？顯然是人力資源管理出了問題，其中職務分析是其關鍵所在。中國已經正式進入了WTO俱樂部，我國企業(yè)已被快速納入世界經濟快車道中，優(yōu)秀跨國企業(yè)憑借其資金、技術、產品的優(yōu)勢，對國內企業(yè)攻事頻頻，國內企業(yè)不得不關注關鍵性資源——人才的爭奪。民營企業(yè)更是如此。民營企業(yè)迫切需要調整經營觀念和人才意識，建立完整科學的人力資源管理體系，塑造優(yōu)秀企業(yè)文化，提高員工的忠誠度。而職務分析是企業(yè)人力資源管理最基礎的工作，是整個企業(yè)實現(xiàn)科學管理的一個重要環(huán)節(jié)。那么如何進行這方面的工作，就成了擺在眾多民營企業(yè)面前的迫切問題。
一、職務分析的概念。簡而言之，是指對組織中各項特定職務的性質、內容、任務和責任進行分析研究和做出明確的規(guī)定；同時又對承擔和完成這些工作的人員所具有的素質與能力做出明確規(guī)定，最后形成一系列職務說明書的過程。職務分析是人力資源開發(fā)與管理必不可少的環(huán)節(jié)，其奠定了民營企業(yè)員工甄選、工作評估、人員考核等的基礎，有利于民營企業(yè)建立、健全人力資源管理制度。
二、職務分析的內容。一般來說，有效的較全面的職務分析，應該包括下述兩個基本方面的內容：
1.職務描述。職務描述是要通過職務調查，在取得有關信息的基礎上，對工作崗位的名稱、性質、任務、程序、內外部環(huán)境和條件等內容做出比較系統(tǒng)的描述，并加以規(guī)范化。職務描述一般包括所設計職位的目的、職責、職稱、上下級之間關系、職權等。
2.找出任職的各項要求，即任職資格說明。任職說明對任職人員提出生理、心理要求和其他一般要求，例如報刊的招聘廣告，“總經理秘書，25歲以下，大專以上學歷，良好的中英文溝通能力，2——3年相關工作經驗”等具體要求，這屬于任職說明中的一般要求。對不同的職位，還有不同的生理要求，包括健康狀況、體力、感官靈敏度等，不同的心理要求如：觀察能力、記憶能力、理解能力、數(shù)理分析能力、性格、氣質、態(tài)度、合作精神等等。民營企業(yè)對人力資源提出更高要求，首先是對職務分析發(fā)揮更大作用提出了期望，過去出現(xiàn)的工作崗位空缺進行的職務分析必須轉移到企業(yè)的現(xiàn)在和未來發(fā)展戰(zhàn)略上。
當然，對民營企業(yè)來說，職務分析不能過于苛求，否則對引入人才不利。同時將職務分析經�；�、戰(zhàn)略化、超前化，從而更好地發(fā)揮職務分析的基礎性作用，不斷增強民營企業(yè)人力資源管理的適應性。
三、 職務分析的運作過程。職務分析是一項技術性很強的工作，需要周密的準備，同時還需要具有與組織人事管理活動相匹配的科學操作程序。
（一）準備階段。職務分析的準備階段主要是確定職務分析的目的，組建工作小組等，具體內容如下：
1.明確職務分析的目的。職務分析的目的不同，具體的信息收集內容及其組合也不同。因此，進行職務分析首先要明確目的，有的放矢。
2.建立職務分析小組。小組成員通常由分析專家組成。所謂分析專家，是指具有分析專長，并對組織內各項職務有明確概念的人員。一旦小組成員確定之后，賦予他們進行分析活動的權限，以保證分析工作的協(xié)調和順利進行。
3.明確分析對象。為保證分析結果的正確性，應該選擇有代表性、典型性的職務，如果在次要、無代表意義的職務上糾纏不清，必然浪費大量財力、物力和時間。
4.建立良好的工作關系。為了搞好職務分析，還應該做好員工的心理準備工作，建立起友好的合作關系。
（二）信息收集階段。職務分析的大量活動是收集相關信息，這些信息是后兩個階段工作的依據(jù)，應全面、客觀、準確，具體要求有：
1.選擇正確的信息來源。信息的收集是多方面的，不同層次的信息源提供的信息存在可信度上的差別，職務分析人員應該站在公正的角度聽取不同信息，不能事存偏見，確保信息的真實性。
2.靈活運用各種方法。職務分析方法多種多樣，有觀察法、面談法、實驗法、問卷法、參與法等等。這些技術方法各有優(yōu)缺點，在實際職務分析中，應結合調查對象加以選擇，既可采用其中一種方法，也可以多種方法并用。
3.詳細編制調查提綱和問卷。包括職務內容，職務責任，職務經驗，適合年齡，學歷等，內容上應具有綜合性和典型性。
4.廣泛收集與職務相關的各種信息，無論直接相關，還是間接，全面收集。
（三）分析階段。分析階段是整個職務分析的核心，其主要工作是對第二階段中收集到的各項數(shù)據(jù)進行全面深入的分析判斷和歸納，具體步驟有：
1.審核。甄選收集到的各種信息，去粗取精，去偽存真。
2.分析。對比各條信息，挑選出其中具有關鍵性的部分。
3.歸納�？偨Y挑選出的重要信息，為職務分析報告的形成準備資料。
從其分析的內容來看有：職務名稱是否明確，雇用多少人員才合適，職務的組織位置，職務權限，職務責任大小，工作知識高低，教育和培訓的多少等等。
（四）描述階段。僅僅研究分析一組工作，并未完成職務分析，分析專家必須將獲取的信息予以整理并寫出職位說明書。通常，職務分析所獲得信息以下列方式整理：
1.文字說明。將所獲相關的資料用文字方式表述，列舉職務名稱、工作內容、工作設備與材料、工作環(huán)境及工作條件等。
2.職務列表及問卷。把職務加以分析，以職務的內容和活動分項排列，由實際從事的人員加以評判，以表格或問卷的形式列出。
3.活動分析。把工作的活動按工作系統(tǒng)與作業(yè)順序一一列舉，然后根據(jù)每一作業(yè)進一步加以詳細分析。活動分析多以觀察及面談的方法對現(xiàn)有職務加以分析，所得資料作為教育及培訓參考。
4.決定因素法。把完成某工作的幾項重要行為，在積極方面說明工作本身特別需要的因素，在消極方面說明亟待排除的因素。
（五）運用控制階段。這一階段的主要工作是培訓職務分析人員，制定和不斷調整各種具體的職務分析文件，確定正確的部分，修改不適應的部分。
準確地進行職務分析的有效方法，常用的有以下幾種：
1、訪談法。這是職務分析人員通過對有關員工進行訪問和座談來獲取信息的一種方法。在訪談前，訪談人員準備一份周密和可行的訪談計劃及相應具有指導性的訪談記錄表格或訪談提綱，訪談時根據(jù)計劃描述所做工作內容以及他們是怎樣完成任務的，然后，使用表格準確記錄下來。其優(yōu)點主要是它的靈活性、快速性、雙向溝通和應用廣泛性。也可以獲取在一些其他情況下了解不到的工作活動和行為的細節(jié)。不足之處一是花費較多的時間和精力，二是信息質量難以保證。因而，在實際應用中，訪談法不單獨使用。
2、問卷調查法。使用問卷調查列出一組任務或工作行為，要求員工回答他是否執(zhí)行了這些任務或行為。然后，調查人員根據(jù)這些任務或行為出現(xiàn)的頻率、對完成工作的重要性、執(zhí)行的難易程度以及整個工作關系，確定它們的權重，求出得分來衡量實際工作。其優(yōu)點是能快速、高效地從大規(guī)模的組織獲得大量的信息。缺點是設計一份完備、有效的問卷要花大量的時間、精力和費用；另外可能因為員工的表達能力和主觀因素影響問卷調查的效果。
3、參與法。職務分析人員通過親自參與某項工作來搜集職務分析信息的一種方法。它的優(yōu)點是可以使職務分析人員直接地深入體驗、了解工作本身的特點和工作對任職者的要求，明顯的不足之處是對于高新技術企業(yè)中許多高度民主專業(yè)化、科學水平強的工作，職務分析人員參與的可能性很小。