職位說明書容易出現(xiàn)的問題

職位說明書（Job Description），也被稱為工作說明書、職位描述、崗位說明等等，就是描述某個(gè)職位的主要特征。一般包括職位名稱、上下級匯報(bào)關(guān)系、任職條件（學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)、技能要求、特殊資格要求）、主要職責(zé)及考核辦法，以及批準(zhǔn)日期、任職人與上司的簽字等。詳細(xì)一些的，還會列出職位設(shè)置的目的、職責(zé)概述、職位升遷和轉(zhuǎn)換路徑、工作環(huán)境、工具設(shè)備等等。

　　職位說明書到底有哪些用途？在我看來，編寫職位說明書至少有以下五項(xiàng)好處：
　　第一，它有助于實(shí)現(xiàn)組織優(yōu)化。在編寫職位說明書之前，有一個(gè)職位分析的過程，即對部門職責(zé)進(jìn)行列舉和歸類，對工作流程、各職位間的職責(zé)分配進(jìn)行分析和規(guī)劃，從而最大限度地發(fā)揮組織效力。在此過程中，重點(diǎn)思考的是：人員配置是否冗余？職責(zé)是否相互重疊？部門職能是否細(xì)化到每個(gè)崗位上？是否忙閑不均？職責(zé)接口是否得當(dāng)？工作流程是否順暢而且簡易？這就像我們實(shí)施ISO9000質(zhì)量認(rèn)證一樣，拿到證書不是目的，目的是通過認(rèn)證過程促使企業(yè)建立起完善的質(zhì)量保證體系，把內(nèi)部的運(yùn)作流程理順。
　　
�牐牭诙�，它使員工各司其責(zé)，上下目標(biāo)一致。一份好的職位說明書可以使員工了解組織的目標(biāo)、自己在組織中的作用、相應(yīng)的責(zé)任和職權(quán)。特別是對于新員工，如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的職位說明書，不僅能給他留下公司管理規(guī)范的印象，而且有助于他盡快了解工作的全貌，順利進(jìn)入角色，同時(shí)便于主管和下屬共同擬定試用期的考核目標(biāo)與考核方式。有了員工和主管共同簽字的職位說明書，意味著雙方對工作內(nèi)容達(dá)成了共同的理解，意味著一種對工作目標(biāo)和規(guī)范的承諾。
　　
�牐牭谌�，職位說明書是各部門制訂績效管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)之一。好的職位說明書，既要按照重要性的先后順序，列明每項(xiàng)職責(zé)的主要內(nèi)容，又要說明該職責(zé)是全責(zé)，還是部分責(zé)任，抑或是輔助支持性的工作；同時(shí)，也要列明相應(yīng)的考核方法�？己酥笜�(biāo)可以是反映質(zhì)量的，也可以是反映數(shù)量的。例如，在成本方面，可以用預(yù)算與實(shí)際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標(biāo)；在時(shí)限方面，可以用交貨時(shí)間、投放市場時(shí)間、客戶響應(yīng)時(shí)間等指標(biāo)；在數(shù)量方面，可以用利潤率、產(chǎn)量、增長率、市場占有率、顧客保有率、新顧客數(shù)、新產(chǎn)品比例、投資回報(bào)率、每股收益等指標(biāo)；在質(zhì)量方面，可以用準(zhǔn)確率（錯(cuò)誤率，次品率）、預(yù)算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指標(biāo)。如果難以用上述標(biāo)準(zhǔn)，可以用概括性的詞語，比如“遵照公司ISO9001的要求”。
　　
�牐牭谒�，職位說明書是進(jìn)行職位評估從而確定職位級別的前提條件。職位評估的內(nèi)容通常包括職責(zé)范圍大小、工作復(fù)雜難易程度、勞動強(qiáng)度、勞動條件等要素。有了職位等級和薪酬調(diào)查結(jié)果，才便于確定每個(gè)職位的薪酬水平。
　　
�牐牭谖�，它是進(jìn)行人員招聘、制定培訓(xùn)計(jì)劃和個(gè)人發(fā)展計(jì)劃的一種依據(jù)。一線經(jīng)理提出用人申請，人事部門在發(fā)布招聘啟事、甄選面試、確定培訓(xùn)內(nèi)容、設(shè)計(jì)員工的職位升遷路線時(shí)，都離不開它。
　　
�牐犓�以說，編制職位說明書是人力資源管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是各級主管的一項(xiàng)基本職責(zé)。
　　
�牐牼帉懧毼徽f明書需要一些方法和技巧，限于篇幅難以全面介紹，本文僅討論一下編寫過程中容易出現(xiàn)的五個(gè)問題：

　　一是僅重結(jié)果，不重過程。編寫職位說明書的過程其實(shí)也是一種溝通方式。在編寫職位說明書的過程中，主管和下屬應(yīng)充分溝通，雙向交流，各自表達(dá)對部門職責(zé)的理解、對具體職位的看法和期望，以求得上下一致。這個(gè)過程本身，就是對業(yè)務(wù)的深入探討�？上У氖牵�許多一線經(jīng)理匆匆忙忙像應(yīng)付作業(yè)似地草草寫就，而未能借此機(jī)會與屬下進(jìn)行交流，在以后職位說明書的應(yīng)用過程中，也就容易出現(xiàn)屬下不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使職位說明書變成了可有可無的擺設(shè)。
　　
�牐牰�是“一個(gè)藥方吃到底”。 在IT行業(yè)，變革是唯一的常數(shù)。組織結(jié)構(gòu)的頻繁調(diào)整，人事的變化，部門職能的變化，會相應(yīng)地導(dǎo)致職位的工作內(nèi)容發(fā)生變化。這時(shí)候，職位說明書如果不能適應(yīng)這種變化及時(shí)修正，會很快過時(shí)。另一種情況是，在變化如此迅速的IT時(shí)代，有人疑惑：“我們還需要職位說明書嗎？”在比較穩(wěn)定的傳統(tǒng)行業(yè)里，提這個(gè)問題有可能被奚落一番，但在IT行業(yè)卻是非常普遍。許多在新興的網(wǎng)絡(luò)公司從事人力資源管理的同行們，常常發(fā)出這樣的抱怨：“我們的組織結(jié)構(gòu)圖三周一變，辦公室?guī)缀跞�是新面孔，常常是職位說明書剛寫完，職位就又調(diào)整了，整天忙著招人，根本沒有時(shí)間也沒有必要去寫什么職位說明書”。這不禁使人對其中所蘊(yùn)含的人力資源風(fēng)險(xiǎn)感到憂慮。在這個(gè)時(shí)候，更需要對職位進(jìn)行分析、編寫職位說明書，以減少由于人員迅速膨脹、組織經(jīng)常變動所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，努力避免員工進(jìn)出頻繁、職責(zé)不清、角色沖突、無法考核、培訓(xùn)不力等混亂狀況，降低人力成本。此時(shí)，職位說明書的格式應(yīng)當(dāng)簡潔實(shí)用，突出重點(diǎn)，項(xiàng)目不應(yīng)貪多；在描述職責(zé)時(shí)，盡量多用概括性、通用性的語言，以使職位說明書能有相對較長的穩(wěn)定性。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)上下溝通，避免出現(xiàn)上層人員熱血澎湃、調(diào)整方向過快，而基層員工面對變化卻無所適從、仍舊原地踏步的情況。即使在傳統(tǒng)行業(yè)里，職位說明書一般地也需要每一到兩年修改一次。
　　
�牐犎�是人事部門大包大攬。編寫職位說明書不僅僅是人事部門的事。人事部門的責(zé)任是提供一種格式和方法，培訓(xùn)一線經(jīng)理如何編寫并運(yùn)用職位說明書，同時(shí)要對一線部門所撰寫的職位說明書進(jìn)行審核。一線經(jīng)理是具體的編寫者，所以要經(jīng)常審視下屬的工作內(nèi)容是否變了，工作要求（衡量標(biāo)準(zhǔn)）、組織關(guān)系是否變了，如果有變化，應(yīng)馬上更新職位說明書。這也是其承擔(dān)人事職能的一種體現(xiàn)。有的公司是人事部門代行其事，擔(dān)任寫手，這在一定程度上失去了編寫職位說明書的本意。
　　
�牐犓氖沁^于詳細(xì)或過于簡略。有的公司把職位等級、工作的復(fù)雜性、管理責(zé)任的大小評價(jià)也納入其中，使得職位說明書過于復(fù)雜。我認(rèn)為像這些屬于職位評估的內(nèi)容，是不應(yīng)該寫入職位說明書中的。職責(zé)內(nèi)容寫得很詳實(shí)，別人理解起來會很容易，但會加大編寫者的工作量，而且，一旦職責(zé)內(nèi)容有了細(xì)微變化就要調(diào)整職位說明書，會加快職位說明書的更新速度。同樣，如果寫得過于簡略，語焉不詳，或者生僻的專業(yè)術(shù)語過多，會使人閱讀理解困難。還有的公司所寫的職位說明書，內(nèi)容僅僅局限在工作職責(zé)方面，這是不夠的。怎樣才算詳簡得當(dāng)？一句話，實(shí)用就行。
　　
�牐犖迨菍μ柸胱�，過分遷就現(xiàn)任職者。職位說明書僅描述職位本身所具有的特性，而與從事或即將從事此工作的具體人員無關(guān)。編寫時(shí)不應(yīng)摻雜著現(xiàn)有任職者的身影，盡管這很難做到。過分遷就目前的任職者，會影響其客觀公正性。當(dāng)然，也不要矯枉過正，不顧現(xiàn)實(shí)條件，按照絕對理想的任職標(biāo)準(zhǔn)和考核標(biāo)準(zhǔn)來寫，那會缺乏實(shí)用性。